I tillegg til gjennomføring av det formelle årsmøtet, kan arrangementet kombineres med for eksempel en forelesning. 

Forberedelser

• skrive innkalling og saksliste
• skrive saksdokumenter på saker som skal behandles på årsmøtet
• styret skriver forslag til vedtak for alle saker før årsmøtet
• sørge for lokale og eventuelt servering
• invitere eventuelle innledere 
• forberede gjennomføringen av møtet

Hvilke saker må behandles?

• Vedtektene til lokalforeningen beskriver hvor ofte årsmøtet skal holdes, hvor lang tid i forveien det skal varsles til medlemmene og hvordan medlemmene kan få behandlet forslag på årsmøtet
• Det er vanlig å behandle valg av leder, valg av styre, regnskap for forrige periode, budsjett for neste periode, planer for neste periode, samt årsrapport/årsmelding
• Medlemmer kan melde inn saker til styret innen en frist (sjekk vedtektene)

Hvem kan delta?

• Det vanligste er at alle ordinære medlemmer som har betalt medlemskontingent har møte-, tale- forslags- og stemmerett på årsmøtet
• I organisasjoner hvor medlemmene bor spredt, kan de være gunstig å gjennomføre årsmøtet digitalt, eventuelt i tillegg til fysisk. Dette kan gjøres på Teams, Zoom eller lignende

Innkallingen

• Innkallingen sendes på e-post (eller via nyhetsbrev/Make) i henhold til fristen som er satt i vedtektene
• Sjekk at medlemslisten er oppdatert slik at alle medlemmer får innkallingen
• Innkallingen skal beskrive tidspunkt, sted, hvilke saker som skal behandles i henhold til vedtektene, frist for å foreslå saker og hvem som kan kontaktes for spørsmål
• Informasjon om årsmøtet med innkallingen legges gjerne også ut på lokalforeningens nettside på arkitektforbundet.no. Innkallingen kan legges ved som et vedlegg (PDF)
• Mange sender saksdokumenter samtidig med innkallingen, slik at medlemmene har mulighet til å forberede seg godt før møtet

Protokoll

• De som fører referatet skal velges av årsmøtet sammen med to som skal undertegne protokollen i etterkant, for å sikre at protokollen er korrekt. Styret kan gjerne komme med forslag på hvem dette skal være
• Protokollen må si hvem som har vært til stede
• Alle vedtak må beskrives
• Protokollen sendes i etterkant til medlemmene på e-post. Det er også vanlig å legge den ut på lokalforeningens nettside
• Protokollen sendes lokalforeningskoordinator i NAL (Perann Sylvia Stokke, pss@arkitektforbundet.no)

Årsmelding
Årsmeldingen er styrets rapport til årsmøtet som sier hva som har skjedd i lokalforeningen det siste året. Den forteller nye og gamle medlemmene hvilke aktiviteter organisasjonen har hatt og hva styret har arbeidet med

Det er valgfritt om årsmeldingen skal gå fra kalenderår til kalenderår eller om den skal gå fra årsmøte til årsmøte

Årsmeldinger inneholder vanligvis:

• Hvem som sitter i styret
• Hvem som har andre verv i eller for organisasjonen
• Referatene eller sammendrag av referatene fra styremøtene
• Kort informasjon om arrangementer organisasjonen har avholdt eller deltatt på
• Forklaring på hvorfor man ikke har gjennomført ting som står i arbeidsplanen

Bruk gjerne lokalforeningens logo på innkalling, protokoll og årsmelding. 

Valgkomité
Valgkomiteens oppgave er å finne kandidater til lokalforeningens styre. Dette arbeidet har stor betydning både for å få kontinuitet, fornyelse og mangfold i styret. Vedtektene beskriver gjerne ansvars- og arbeidsform for valgkomiteen.

Kriterier: Bli enige om noen grunnleggende kriterier for å sikre ulik alder, kjønn, minoritetsbakgrunn og geografisk bakgrunn blant styremedlemmene.

Finne kandidater: Sørg for å ha en bred og åpen prosess. Bruk tid på å spre ordet om at det skal velges nytt styre, og å oppsøke mulige kandidater.

Velge kandidater: Bli enige om en prosess for å velge og bli enige om hvilke kandidater dere vil innstille på til det nye styret.

Innstilling: Pass på at valgkomiteens innstilling er både representativ og realistisk for å få oppslutning på årsmøtet.