Utvalget mottar innkomne søknader fra prosjektleder i Oslo kommunes kunstsamling. Det varierer når og hvor ofte RSU får søknader til behandling. Det varierer også om utvalget får søknader til ett eller flere prosjekter til behandling samtidig. 

RSU består av tre representanter med vara fra henholdsvis Norske Kunsthåndverkere (NK), Billedkunstnerne i Oslo og Akershus (BOA) og Oslo Arkitektforening  (OAF). En representant og en vara velges for tre år, og innstilles av Valgkomitéen.